合同合規(guī)管理之合同審核方法(上)
一、前言
合同審核是現(xiàn)代企業(yè)風(fēng)險管理與合規(guī)運營的核心環(huán)節(jié)，其重要性遠(yuǎn)超簡單的文本校對。一份嚴(yán)謹(jǐn)周密的合同不僅是交易雙方權(quán)利義務(wù)的書面憑證，更是企業(yè)規(guī)避法律風(fēng)險、保障商業(yè)利益、提升運營效率的戰(zhàn)略性工具。在瞬息萬變的商業(yè)環(huán)境中，合同審核的質(zhì)量直接決定了企業(yè)在糾紛中的主動權(quán)、資源投入的回報率以及商業(yè)信譽(yù)的穩(wěn)固性。它要求審核者具備法律思維與商業(yè)洞察的雙重視角，在保障合規(guī)性的前提下，敏銳捕捉潛在風(fēng)險點，精準(zhǔn)構(gòu)建權(quán)責(zé)平衡的條款體系，最終實現(xiàn)交易安全與商業(yè)目標(biāo)的雙重保障。因此，掌握系統(tǒng)化、專業(yè)化的合同審核方法，是法務(wù)人員、業(yè)務(wù)骨干乃至企業(yè)管理層的必修課，其價值貫穿于企業(yè)從初創(chuàng)到壯大的全生命周期。
二、合同審核的核心理念與基本原則
合同審核絕非孤立的法律文本校對，而是一項融合法律風(fēng)險防控與商業(yè)目標(biāo)實現(xiàn)的系統(tǒng)性工程。其首要任務(wù)是確立并恪守一系列核心審查原則，這些原則構(gòu)成了合同審核工作的基石。
“書面原則”要求凡涉及企業(yè)與其他主體間具有法律約束力的權(quán)利義務(wù)安排，原則上均應(yīng)以書面合同形式明確固化。這不僅是《民法典》合同編對重要交易形式的基本要求，更是企業(yè)防范“口頭協(xié)議”爭議、杜絕業(yè)務(wù)人員擅自操作的關(guān)鍵防火墻。例如，重大采購、投資合作、知識產(chǎn)權(quán)許可等交易，其復(fù)雜性及潛在風(fēng)險決定了書面合同的不可或缺性。當(dāng)然，此原則亦非僵化不變，對于金額極小(如企業(yè)內(nèi)部可設(shè)定為人民幣1000元以下)的即時性、高頻次交易，例如零星辦公用品采購或緊急的救災(zāi)物資調(diào)撥，可基于效率考量設(shè)定例外規(guī)則，但此類例外應(yīng)嚴(yán)格限定范圍并通過制度明確審批流程，避免例外被濫用侵蝕合同管理的嚴(yán)肅性。
“簽訂先行原則”強(qiáng)調(diào)合同的簽訂應(yīng)優(yōu)先于實質(zhì)性履行行為。尤其在涉及款項收付的合同中，堅持“先簽約，后履約”能最大程度避免事實合同關(guān)系不明、權(quán)利義務(wù)不清導(dǎo)致的爭議�，F(xiàn)實中，業(yè)務(wù)部門常因項目緊急(如盡調(diào)需立即進(jìn)場、趕工期需提前供貨)而先行操作，將合同審批置于事后補(bǔ)辦。此時，審核人員需在理解業(yè)務(wù)緊迫性的同時，堅持要求其在審批流程中詳盡備注正當(dāng)理由及已采取的臨時風(fēng)控措施，并嚴(yán)格監(jiān)督后續(xù)補(bǔ)簽手續(xù)的完整性，確保“特殊情形”不演變?yōu)?ldquo;管理漏洞”。
“合同必審原則”則進(jìn)一步規(guī)定任何合同在簽署前必須完成既定審核流程，任何人不得規(guī)避審批擅自簽約。這要求公章管理員切實履行“最后一關(guān)”職責(zé)，核對完整審批記錄及最終定稿文本后方可用印，從操作源頭杜絕“未審先簽”的重大管理風(fēng)險。
“文本標(biāo)準(zhǔn)化原則”旨在提升效率與風(fēng)控水平，企業(yè)應(yīng)建立層級化合同模板庫(集團(tuán)統(tǒng)一模板供全體系使用，子公司特色模板滿足特定需求)，在簽約時優(yōu)先選用或參照最接近的模板。標(biāo)準(zhǔn)化文本不僅減少重復(fù)起草耗時，更能將企業(yè)長期積累的風(fēng)控經(jīng)驗(如特定條款的成熟表述、關(guān)鍵風(fēng)險點的預(yù)設(shè)應(yīng)對)固化其中，顯著降低基礎(chǔ)條款疏漏及表述歧義的概率，為法務(wù)和業(yè)務(wù)人員提供高質(zhì)量起點。
三、合同通用條款的體系和審核
一份具備充分法律效力與商業(yè)保障價值的合同，其條款體系必須兼具完整性與精準(zhǔn)性。業(yè)務(wù)人員常追求“極簡合同”，僅包含主體、標(biāo)的、簽字頁等基本要素，而法務(wù)人員則需在理解其效率訴求的同時，深入闡釋核心條款的必要性及其缺失的潛在危害。
基礎(chǔ)條款是合同成立的法定要件與交易骨架。以典型買賣合同為例，根據(jù)《民法典》的規(guī)定及商事實踐，不可或缺的基礎(chǔ)條款包括：合同主體的完整識別信息(名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、住所地、有效聯(lián)系方式)，確保主體真實性與可聯(lián)絡(luò)性;清晰無歧義的標(biāo)的物描述(規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù))，避免履行指向不明;準(zhǔn)確的數(shù)量與計量單位;明確的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或驗收方法(國標(biāo)、行標(biāo)、樣品或特定技術(shù)指標(biāo));公平合理的價款或報酬及其計算方式(含稅、支付貨幣);詳盡的履行細(xì)節(jié)(期限、地點、運輸方式、交付條件);可操作的違約責(zé)任機(jī)制(違約情形界定、免責(zé)條件、違約金計算方式或損失賠償范圍);以及爭議解決路徑(訴訟管轄地或仲裁機(jī)構(gòu))。任何基礎(chǔ)條款的缺失或模糊，都將導(dǎo)致合同效力瑕疵或履行陷入僵局，最終引發(fā)耗時費力的糾紛。
重大合同更需嵌入精心設(shè)計的關(guān)鍵條款，作為風(fēng)險防控的“加強(qiáng)筋”。法務(wù)人員需引導(dǎo)業(yè)務(wù)方理解其戰(zhàn)略價值，并以實際案例佐證其不可或缺性。例如：
違約責(zé)任條款的深度設(shè)計絕不僅限于約定違約金比例。在租賃合同糾紛中，如果合同中未明確約定維權(quán)成本(律師費、差旅費、訴訟費、擔(dān)保費)由敗訴方承擔(dān)，亦未設(shè)置具有足夠震懾力的違約金機(jī)制(如日萬分之五的遲延履行違約金)，將可能勝訴也陷入“贏了官司、虧了錢”的尷尬境地。理想條款應(yīng)包含：“守約方因違約行為所遭受的全部直接及間接損失(含維權(quán)成本)均應(yīng)由違約方賠償”，并輔以“按日計付的高額違約金(如總標(biāo)的額萬分之五/日)作為履約擔(dān)保”。
對于保密條款，完備的保密條款應(yīng)涵蓋：廣泛且具體的保密信息范圍(協(xié)議文本、交易細(xì)節(jié)、技術(shù)數(shù)據(jù)、財務(wù)信息);嚴(yán)格的保密義務(wù)主體(簽約雙方、其員工、關(guān)聯(lián)方及中介機(jī)構(gòu));禁止性行為(不得披露、非授權(quán)使用);例外情形(依法披露、已公開信息);違約責(zé)任(高額懲罰性違約金+損害賠償);以及核心的“條款獨立性”約定(即使合同無效或終止，保密義務(wù)依然有效)，保密期限應(yīng)力爭約定為“永久”或遠(yuǎn)長于合同有效期。
不可抗力條款需明確“不能預(yù)見、不能避免、不能克服”的核心特征，詳盡列舉典型事件(自然災(zāi)害、疫情、社會動亂)，并規(guī)定嚴(yán)格的通知義務(wù)(事件發(fā)生后72小時內(nèi)書面通知，15日內(nèi)提交證明)及減損義務(wù)(未及時減損需對擴(kuò)大損失擔(dān)責(zé))。損失分擔(dān)應(yīng)明確為“各自承擔(dān)”(除非一方過錯導(dǎo)致)，并特別注意排除“延遲履行期間發(fā)生不可抗力”的免責(zé)可能性。
爭議解決條款，對跨境或跨區(qū)域交易尤為關(guān)鍵。必須明確約定適用法律為中國法律(或其他準(zhǔn)據(jù)法)，避免法律適用沖突。爭議解決方式(訴訟或仲裁)需單一、明確、可執(zhí)行。約定訴訟管轄時，爭取將管轄地鎖定在“甲方(我方)住所地法院”以降低維權(quán)成本;選擇仲裁則應(yīng)完整準(zhǔn)確寫明仲裁機(jī)構(gòu)全稱(如“XX仲裁委員會”)及規(guī)則(“適用該會現(xiàn)行仲裁規(guī)則”)，明確仲裁語言(中文)及裁決效力(終局性)。嚴(yán)禁出現(xiàn)“可向XX法院起訴或提交XX仲裁委員會仲裁”的“或訴或裁”無效條款。
通知送達(dá)條款，是保障合同履行溝通及后續(xù)爭議程序順利進(jìn)行的關(guān)鍵。需明確約定各方的有效送達(dá)地址、聯(lián)系人、電話、傳真及電子郵箱，并設(shè)定“信息變更需及時書面通知，否則原地址視為有效送達(dá)地”的約束機(jī)制。在實際糾紛中，完全可能由于合同未約定有效送達(dá)地址，導(dǎo)致催告函無法送達(dá)、訴訟文書需耗時公告，極大延誤了維權(quán)進(jìn)程。
合同解除條款，在委托、服務(wù)類合同中，甲方需明確約定單方解除權(quán)(如乙方工作嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)、延遲超期、重大違約)，并設(shè)定合理的解除程序(書面通知、寬限期)及后續(xù)處理(已履行部分的結(jié)算、資料交接)。缺乏明確解除權(quán)條款，甲方可能陷入“不滿意卻無法脫身”的被動局面。
四、條款的精細(xì)化審查要點與風(fēng)險識別
法律審查是合同審核的“專業(yè)內(nèi)核”，要求法務(wù)人員以法律的嚴(yán)謹(jǐn)目光審視每一個條款的合法性與周延性。
首要任務(wù)是確保合同形式合法有效。這包括核對簽約主體資格：對方是否為依法存續(xù)的法人/組織?法定代表人簽字是否真實?若非法定代表人簽署，必須查驗其是否持有真實、有效且在授權(quán)范圍與期限內(nèi)的授權(quán)委托書(原件或清晰核對章掃描件)，任何授權(quán)瑕疵均可能導(dǎo)致合同無效或效力待定。合同生效條款需格外關(guān)注：是“簽字蓋章生效”、“簽字或蓋章生效”，還是附條件(如取得某項批準(zhǔn))生效?表述必須清晰無歧義，避免約定“簽字蓋章后生效”卻僅有蓋章無簽字(或反之)導(dǎo)致效力爭議，或條件永遠(yuǎn)無法成就而陷入僵局。對于通過代理人(如區(qū)域銷售經(jīng)理)談判的合同，必須將口頭達(dá)成的一致(如特殊折扣、免費維保期)不折不扣地轉(zhuǎn)化為書面條款，防止“說一套、寫一套”埋下糾紛種子。核心商務(wù)條款(價格、交付周期、付款節(jié)點、續(xù)約條件)更需與最終談判紀(jì)要逐字核對，杜絕“談妥A條件卻簽署B(yǎng)文本”的操作失誤。
合同內(nèi)容的合法性與邏輯自洽性是風(fēng)險防控的核心。需運用法律專業(yè)知識逐條審視：質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)是否符合國家強(qiáng)制性規(guī)定?付款方式是否違反外匯管制或反洗錢法規(guī)?爭議解決條款約定的管轄法院是否具有法定管轄權(quán)(如不動產(chǎn)糾紛專屬管轄)?約定的仲裁機(jī)構(gòu)名稱是否準(zhǔn)確且真實存在?違約金約定是否過高(超過實際損失30%可能被法院調(diào)低)?責(zé)任限制條款是否試圖免除己方造成對方人身傷害或重大過失的責(zé)任(此類條款依法無效)?需特別警惕“格式條款”風(fēng)險：如我方提供格式文本，對免除或限制我方責(zé)任的條款(如免責(zé)聲明、賠償限額)必須采取足以引起對方注意的方式(加粗、標(biāo)紅、單獨說明)提示，并留存對方確認(rèn)知悉的證據(jù)，否則面臨條款不成為合同內(nèi)容或被認(rèn)定無效的風(fēng)險。合同條款間需保持高度邏輯一致性：前后稱謂(甲方/乙方)統(tǒng)一;關(guān)鍵術(shù)語(如“交付”、“驗收合格”)在全文中定義一致;義務(wù)設(shè)定與違約責(zé)任一一對應(yīng);時間節(jié)點(如付款日、交付日、通知日)計算清晰無沖突;附件引用(如技術(shù)規(guī)格書附錄一)確保實際存在且內(nèi)容匹配。任何表述模糊(如“盡快處理”、“合理期限”)均應(yīng)轉(zhuǎn)化為可量化標(biāo)準(zhǔn)(如“收到通知后3個工作日內(nèi)啟動處理”)。
法律合規(guī)性審查需穿透表面文字審視潛在沖突。需核查合同約定是否與公司內(nèi)部強(qiáng)制性規(guī)章制度(如采購政策、關(guān)聯(lián)交易管理辦法)相抵觸。涉及對外擔(dān)保、大額投資、借款等事項，合同生效是否以完成內(nèi)部決策程序(如股東會/董事會決議)或外部審批/登記(如外商投資準(zhǔn)入、反壟斷申報、不動產(chǎn)抵押登記)為前提?此類前置條件必須在合同生效條款中清晰體現(xiàn)(如“本合同自雙方簽署且甲方取得董事會批準(zhǔn)之日起生效”)。還需警惕合同內(nèi)容是否無意中違反了其他領(lǐng)域法律法規(guī)：如技術(shù)許可合同含出口管制物項卻未約定合規(guī)審查義務(wù);數(shù)據(jù)服務(wù)合同未包含《個人信息保護(hù)法》要求的條款;廣告合作合同中承諾的推廣效果違反《廣告法》禁止的絕對化用語。對于引用的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范(如“應(yīng)符合GB/T XXXX-2020要求”)，必須核實其是否為最新現(xiàn)行有效版本，避免引用廢止標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致驗收無據(jù)。最后，需運用“逆向思維”審視：若未來發(fā)生糾紛，合同現(xiàn)有條款能否為仲裁/訴訟提供充分、無懈可擊的證據(jù)支持?關(guān)鍵事實(如履行情況、違約行為)的證明責(zé)任約定是否明確?通知送達(dá)條款能否確保程序合法?在合同審查階段即構(gòu)建“證據(jù)友好型”文本，能為未來可能的爭議解決奠定堅實基礎(chǔ)。
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